Controle de registros

Os POP devem mencionar os registros a serem utilizados e analisados criticamente. Porém, há outros requisitos que devemos atentar para garantir a qualidade dos processos por meio dos registros:

1º passo

Identifique quais são os registros necessários para controlar os processos. Uma forma prática é olhando para as atividades descritas nos POP dos processos. Também há registros administrativos, como atas de reunião, as quais devem trazer os assuntos abordados, as deliberações e as ações que estão em andamento. Para aqueles que trabalham na área de saúde, o prontuário é uma fonte importantíssima de registros. Segundo SOUSA et al (2012), o registro clínico precisa ser objetivo, claro e completo, de forma que todos os membros da equipe de saúde com acesso a tais informações entendam o contexto e o seu significado.

2º passo

Depois que identificar quais registros são necessários, você deve estabelecer pelo menos onde serão armazenados e por quanto tempo (tempo de retenção). Agindo dessa forma, diminuem-se as possibilidades de perda e extravio de documentos, a falta de espaço, dificuldade no acesso e na localização da informação.

3º passo

Faça o registro (anote o dado) na planilha ou formulário da atividade que será desempenhada, como por exemplo a “planilha de controle de temperatura”. Esse registro deve ser legível e não deve haver rasuras. Evite anotações a lápis, pois podem ser apagadas, e não deixe campos em branco. Esses cuidados tornam os dados fidedignos. Uma situação comum é que nas planilhas ou formulários para registro das atividades constem itens desnecessários, favorecendo campos em branco. Por exemplo: se os critérios necessários para avaliar determinado processo for a idade e o peso do paciente, não precisa constar na planilha espaço ou campo para anotação da altura.