O acolhimento não se encerra num ato, mas numa sequência de atos e encontros, por isso, é importante observar todo o percurso do usuário, desde sua chegada à porta de entrada. Habitualmente, o primeiro profissional a ter contato com o usuário é o porteiro, quem facilitará ou inibirá a possibilidade do usuário cruzar o portão do serviço. Em seguida, receberá o atendimento do profissional da recepção, cujo desdobramento será a orientação para retornar outro dia ou horário; ou o encaminhamento ao profissional escalado para o plantão de acolhimento diário. A depender da qualidade da escuta, o usuário será ou não incluído no sistema de saúde.
No entanto, ainda notamos alguns profissionais presos a normas e procedimentos, com práticas e rotinas cristalizadas, explicitando a reprodução acrítica das intervenções. Como consequência, registra-se fragilidade na competência para a escuta e compreensão das demandas dos usuários, produzindo ações automatizadas e pouco significativas para a clientela.

Por esse motivo, qualquer orientação para implantar ou implementar o acolhimento ou outra ferramenta de trabalho só tem viabilidade a partir da concretude de cada contexto. Incluem-se nesse caso as questões de gestão, de processo e organização do trabalho e das características da equipe, implicando na mobilização dos profissionais não como recursos humanos administrados, mas como agentes de mudança no trabalho vivo, em ato (CECCIM; MERHY, 2009).